Un catalogue attendu pour un salon, des supports de communication destinés à une opération commerciale, des affiches à installer en magasin (ou PLV en tout genre)… Dans le secteur de l’impression, une livraison tardive peut compromettre toute une campagne.
Pourtant, les retards de production ne sont pas toujours liés à l’impression elle-même. Ils résultent souvent d’une succession de petits imprévus : un brief incomplet, un fichier non conforme, une validation qui tarde ou encore une étape de façonnage qui n’avait pas été anticipée.
Alors, d’où viennent réellement ces retards et comment sécuriser son planning ?
Un brief imprécis
Format, quantité, papier, finitions, conditionnement, adresses de livraison… Avant de lancer un projet d’impression, de nombreux éléments doivent être définis.
Lorsque certaines informations manquent ou évoluent en cours de route, il devient difficile d’établir un devis précis et de réserver le bon créneau de production. Chaque modification peut entraîner de nouveaux échanges, une mise à jour du chiffrage ou un ajustement du planning.
Pour éviter cela, mieux vaut noter noir sur blanc dès le départ :
- les caractéristiques techniques du support ;
- les quantités souhaitées ;
- les éventuelles finitions ;
- la date de livraison impérative ;
- le conditionnement attendu ;
- le nombre et l’emplacement des points de livraison.
Et lorsque le besoin n’est pas encore totalement défini, l’accompagnement d’un professionnel permet justement de transformer une idée en brief exploitable. C’est notamment cette partie conseil que nous appliquons dans chaque dossier chez Graphiprint Management.
Des fichiers qui ne sont parfois pas prêts à être imprimés
Un fichier peut être visuellement validé tout en présentant des problèmes techniques : mauvaise résolution, fonds perdus absents, couleurs non adaptées, polices manquantes ou dimensions incorrectes.
Ces anomalies sont souvent détectées au moment du contrôle des fichiers. Il faut alors effectuer les corrections, transmettre une nouvelle version et procéder à une nouvelle vérification. Autant d’étapes qui repoussent le lancement de la production.
Faire contrôler les fichiers suffisamment tôt permet de conserver une marge de manœuvre et d’éviter que la moindre correction ne mette tout le planning en difficulté. Et si besoin, nous avons créé un document qui reprend tous les détails techniques à vérifier avant d’envoyer vos fichiers,
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Le BAT et sa validation… Un vrai casse-tête !
Le bon à tirer, ou BAT, constitue la dernière validation avant impression. Tant qu’il n’est pas approuvé, la production ne peut pas commencer. C’est aussi simple que ça… Techniquement.
Mais cette étape implique parfois plusieurs personnes : équipe communication, direction, service juridique ou client final. Lorsque les responsabilités ne sont pas clairement définies, le document peut circuler pendant plusieurs jours avant d’être définitivement validé. Ce qui implique des délais plus longs, des décalages en production et donc un potentiel retard sur le planning prévu à l’origine.
Pour fluidifier cette phase, il est préférable de désigner en amont un interlocuteur décisionnaire et d’intégrer le délai de validation du BAT au planning global, sans compromis.
Des matières ou des finitions spécifiques
Certains papiers, formats ou procédés de fabrication nécessitent davantage d’anticipation. C’est notamment le cas lorsque le projet prévoit une matière particulière, une découpe sur mesure, une dorure, un pelliculage, un vernis ou encore un assemblage spécifique.
Ces choix apportent une vraie valeur au support, mais ajoutent également des étapes de production. Certains matériaux peuvent aussi être soumis à des délais d’approvisionnement plus longs.
Plus le projet est personnalisé, plus il est donc important de consulter son partenaire d’impression en amont. Celui-ci pourra confirmer la faisabilité, proposer une alternative si nécessaire et construire un planning réaliste.
Parce qu’entre ce qu’on imagine niveau délais et la réalité, il y a parfois un monde, demandez-nous conseil dans ce cas !
Une période de production très chargée
L’activité des imprimeurs varie au cours de l’année. Les périodes précédant les fêtes, les grands salons professionnels, les opérations commerciales ou la rentrée peuvent être particulièrement sollicitées. Cette année d’ailleurs, nous avons notamment eu la coupe du Monde de football et plus tôt encore dans l’année, les élections municipales… Tant d'événements qui prennent de nombreux créneaux chez les imprimeurs.
À ces moments-là, les créneaux de production se remplissent rapidement, et un projet prévu dans des délais habituellement confortables peut devenir beaucoup plus difficile à réaliser.
Anticiper permet non seulement de sécuriser la date de livraison, mais aussi de conserver davantage de choix concernant les techniques d’impression, les matières et les finitions.
Une logistique sous-estimée
Cela paraît peut-être évident pour certains, et beaucoup moins pour d’autres, mais la production ne s’arrête pas à la sortie de l’imprimerie. Les supports doivent parfois être triés, assemblés, mis sous pli, regroupés en kits ou expédiés vers plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de destinations.
Ces opérations demandent du temps et une organisation précise. Une liste d’adresses incomplète, une modification tardive des quantités ou un conditionnement mal défini peuvent retarder l’ensemble de l’expédition.
La logistique doit donc être pensée dès la création du projet, et non une fois l’impression terminée.
Quelles bonnes pratiques pour limiter les risques de retard ?
Quelques astuces permettent de sécuriser une production, en voici une liste des plus pertinentes, à notre avis :
- commencer le projet le plus tôt possible ;
- communiquer immédiatement la date de livraison impérative ;
- transmettre un brief complet, même s’il doit ensuite être affiné ;
- prévoir du temps pour le contrôle des fichiers et la validation du BAT ;
- identifier une personne chargée des validations ;
- intégrer le façonnage, le conditionnement et le transport au planning ;
- conserver une marge pour absorber les éventuels imprévus ;
- centraliser le suivi auprès d’un interlocuteur unique.
Ou alors se faire accompagner par un cabinet de conseil en fabrication, tel que Graphiprint Management. 😉
Bref, l’anticipation et la coordination font la différence
Un projet d’impression réussi ne repose pas uniquement sur la qualité des machines. Il dépend aussi de la capacité à comprendre le besoin, à identifier les points de vigilance et à coordonner chaque intervenant.
Chez Graphiprint Management, nous accompagnons nos clients de la définition du projet jusqu’à la livraison. Nous sélectionnons les solutions adaptées, organisons les différentes étapes et suivons le planning afin de limiter les imprévus.
Vous avez une opération à venir ? Plus nous intervenons tôt, plus nous pouvons vous aider à sécuriser sa production, son budget et sa date de livraison. Alors
contactez-nous dès maintenant !